Мінімальні відрядження. Як оформити добові відрядження. Добові при відрядженнях за кордон

Службовим відрядженням називають поїздку співробітника організації поза місцем постійної роботи з метою виконання службового завдання на визначений термін. Співробітник вирушає у поїздку лише на підставі письмового розпорядження керівника установи.

Законодавчо встановлено порядок та правила. Так, Постановою Уряду від 13.10.2008 № 749 регламентовано перелік витрат на відрядження (добові в 2019 році), які роботодавець зобов'язаний відшкодувати:

витрати на оренду жилого приміщення;
витрати на проїзд;
середній заробіток за дні подорожі;
інші витрати, погоджені (дозволені) роботодавцем;
додаткові витрати, пов'язані із проживанням.

Норма добових витрат на відрядження в 2019 році (додаткових витрат, пов'язаних з проживанням) закріплена в Податковому кодексі (ст. 217 і п. 2 ст. 422 НК РФ) і дорівнює 700 рублів для поїздок по Росії і 2500 рублів для закордонних відряджень на добу. Проте організація має право встановити свій ліміт додаткових витрат, пов'язаних із проживанням, більше чи менше законодавчої норми.

Якщо встановлена в організації норма перевищує ліміт, регламентований НК РФ, то на різницю слід нараховувати страхові внескита утримувати ПДФО.

Що потрібно для оплати

З цього року співробітників відправляють у відрядження за новими правилами 2019 року, добові та інші витрати відшкодовуються дещо інакше.

Витрати на проїзд, наймання житлового приміщення та дозволені витрати працівник зобов'язаний підтвердити документально. В іншому випадку оплата не провадиться. Граничного ліміту на добові не встановлено, але установа має право самостійно затвердити норми. Щодо середнього заробітку, бухгалтер здійснює нарахування за табелем обліку робочого часу та розпорядженням керівника.

З добовими справи інакше. Цей вид витрат не вимагає документального підтвердження чеками та квитанціями. Проте, раніше для підтвердження та нарахування таких виплат бухгалтери застосовували посвідчення про відрядження. У документі були зазначені дати вибуття у поїздку та повернення з неї (дата прибуття). Але у січні 2015 року бланк скасували. Тепер підтверджувати дати виїзду та повернення працівника потрібно на підставі квитків, договорів найму житлового приміщення чи паливних квитанцій. Складний спосіб, тому багато організацій продовжують виписувати посвідчення про відрядження своїм працівникам.

Як встановити добові

Бюджетна організація має затвердити Положення про відрядження працівників. У ньому слід докладно прописати правила, порядок і розмір витрат на відрядження в 2019 році, добові на службові поїздки. Якщо такого документа немає, його потрібно обов'язково розробити і затвердити. Або видати наказ, у якому зазначені норми витрат на відрядження на поточний фінансовий рік.

Наказ про затвердження норм витрат на відрядження

Положення про відрядження (додаток до Облікової політики)

Нарахування та оплата витрат на відрядження провадиться у розмірах, встановлених у локально-нормативному акті організації. Якщо документ відсутній на підприємстві, у контролюючих органів може виникнути багато питань. До того ж, податківці можуть визнати такі виплати нецільовим використанням коштів.

Оплата добових витрат на відрядження в 2019 році

усі дні перебування у поїздці, включаючи святкові та вихідні дні;
дні, проведені в дорозі, у тому числі дні вибуття та прибуття;
дні вимушеного простою чи затримки.

Зазвичай у наказі відрядження міститься розпорядження про виплату авансу. Перерахувати його можна на картку працівника або видати готівкою через касу установи. Після повернення співробітник зобов'язаний надати авансовий звіт до бухгалтерії.

При направленні працівника в одноденне відрядження оплата добових не провадиться, згідно з пунктом 11 Постанови Уряду № 749. А ось транспортні витрати відшкодовуються.

Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ст. 166 ТК РФ). У цьому роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівникам витрати, пов'язані з відрядженнями. До відшкодовуваних витрат ставляться і добові, тобто. додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (ст. 168 ТК РФ). Про величину добових при відрядженнях за кордон, а також їх оподаткування ми розповідали в нашій . У цьому матеріалі розповімо про добові при відрядженнях по РФ.

Норми добових при відрядженнях у 2017 році (розмір) по Росії

Розмір добових при відрядженнях по РФ, і навіть порядок їх відшкодування встановлюються колективним договором чи локальним нормативним актом організації (ст. 168 ТК РФ). Це означає, що єдиної норми добових витрат на відрядження в 2017 році, яка була б обов'язковою для всіх організацій, не встановлено.

При цьому, у будь-якому випадку, така величина має бути економічно обґрунтованою.

Оподатковування добових

У витратах з податку на прибуток виплачені добові враховуються у фактичному розмірі (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Це тим, що норматив таких витрат у НК РФ не передбачено. Аналогічно, у розмірах, встановлених організацією, визнаються добові під час застосування УСН (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

А ось щодо ПДФО норматив щодо добових є. До добовим по Росії у 2017 році застосовується обмеження у розмірі 700 рублів за день відрядження (п. 3 ст. 217 НК РФ). Відповідно, добові, виплачені понад дану величину за кожен день відрядження, оподатковуються ПДФО.

Розмір витрат на відрядження в 2017 році (добових), оподатковуваний страховими внесками по НК РФ, аналогічний застосовуваному при обчисленні ПДФО. Це означає, що внесками на обов'язкове пенсійне, медичне та соцстрахування у разі тимчасової непрацездатності добові по РФ оподатковуються у частині, де вони перевищують 700 рублів для 1 день відрядження (п. 2 ст. 422 НК РФ).

А ось щодо страхових внесків «на травматизм», то вся сума виплачених працівникові добових не оподатковується цими внесками (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закону від 24.07.1998 № 125-ФЗ, Лист ФСС від 17.11.201 -03-11/08-13985).

Відшкодування витрат на відрядження (добових) у 2017 році: облік

У бухгалтерському обліку оплата добових витрат на відрядження у 2017 році відображається звичним записом за дебетом рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» та кредиту рахунків обліку грошових коштів. При цьому виплата добових при відрядженнях у 2017 році може здійснюватися як готівкою з каси організації, так і шляхом перерахування на рахунок працівника (зазвичай на його зарплатню) (Наказ Мінфіну від 31.10.2000 № 94н):

Дебет рахунки 71 - Кредит рахунків 50 "Каса", 51 "Розрахункові рахунки"

Коли авансовий звіт буде затверджено, зроблено такі бухгалтерські записи:

Дебет рахунків 20 «Основне виробництво», 26 «Загальногосподарські витрати», 44 «Витрати продаж» та інших. – Кредит рахунки 71

У виробничих цілях керівництво суб'єкта господарювання може направляти своїх співробітників зі службовими завданнями у відрядження. У ході виконання працівники здійснюють певні витрати. Відповідно до чинного законодавства їм належить добові при відрядженнях у 2018 році, а також відшкодування документально підтверджених витрат, здійснених у таких поїздках (проїзд, послуги тощо)

Добові при відрядженнях у 2018 році – що змінилося

Добові при відрядженнях у 2018 році продовжуватимуть діяти, оскільки законодавчі акти зі своїм скасуванням так і не були прийняті. Проте, починаючи з наступного року, вступає у цій сфері досить важлива новація.

До 1 січня 2017 року обмеження за розміром добових, встановлених у ПК РФ, діяли лише при обчисленні ПДФО у працівника. При обчисленні внесків звільнялася вся сума добових, визначених відповідно до розмірів, закріплених у локальних актах організації.

Увага!З початку 2017 року вступають зміни до НК РФ у п. 3 ст. 217 НК РФ, відповідно до яких оподаткування внесками сум доходів працівників переходить під юрисдикцію ІФНС. Відповідно до цього застосування лімітів добових тепер поширюватиметься і на обчислення внесків до ПФР, ФОМС, ФСС.

Це означає, що при виплаті працівникам добових у розмірах, що перевищують 700 грн. (для Росії) та 2500 р. (Для закордонних відряджень) у розрахунку на одного співробітника за кожен день відрядження, потрібно буде з сум перевищення сплачувати внески за діючими ставками (ПФР – 26%, ФОМС – 5,1%, ФСС – 2,9%).

Наприклад:Іванов П.Б. у січні 2018 року був у відрядженні у м. Самарі для придбання нового обладнання. Поїздка тривала 5 днів. Відповідно до правил ТОВ «Столиця» йому було нараховано добові з розміру 1000 рублів за стуки. Загальна сума становила 5000 рублів. Для цілей обчислення внесків із суми перевищення були нараховані відрахування:

(5 * 1000 - 5 * 700) * 34% = 510 грн.

2016 року такого нарахування робити не треба було.

Це правило поширюється і компенсацію документально підтверджених витрат при одноденних поїздках. Тут також при перевищенні витрат понад ліміти, що діють, потрібно обчислити обов'язкові страхові внески на цю різницю.

Важливо!Щодо внесків при страхуванні від СР (так званий «травматизм») дані нововведення не діють, оскільки контроль за їх обчисленням залишається у ФСС. Тому обчислювати та сплачувати відрахування з різниці між встановленим лімітом у НК РФ та чинним на підприємстві не треба буде.

Розмір добових у 2018 році

Добові при відрядженнях у 2018 році визначаються кожним суб'єктом господарювання самостійно. Існуючі ліміти, визначені в НК РФ, залишаються чинними щодо оподаткування ПДФО та внесків на зарплату.

Нині існують такі норми добових:

Для відряджень усередині країни - у сумі 700 грн. на добу кожного співробітника;
Для закордонних поїздок - у сумі 2500 грн. на добу одного працівника.

Якщо локальні нормативи вищі за дані лімітів, то компанія із суми різниці між ними повинна як податковий агент перераховувати ПДФО та обчислювати та сплачувати внески на обов'язкове страхування відповідно до чинних ставок.

Важливо!Для цілей бухгалтерського облікудіють нормативи, встановлені підприємством самостійно у його положеннях. Так, наприклад, розмір добових для відрядження може бути встановлений у такому ЛНА, як "Положення про відрядження" з розбивкою за посадами.

При обчисленні суми добових має значення кількість днів періоду, протягом яких співробітник перебував у службовій поїздці. Її початком вважається день відбуття відрядженого.

В даний час для підтвердження цього періоду необов'язково оформляти посвідчення про відрядження, достатньо подивитися дату на відповідному документі (наприклад, на квитку на поїзд, літак, автобус).

Якщо на підставі цього бланка можна визначити час відбуття, то навіть якщо людина поїхала наприкінці доби (до 24-00 годин), вони повністю приймаються до обліку. В аналогічному порядку визначається день завершення службової поїздки. Якщо працівник повертається на підставі квитка о 0-01 годині, то це вже буде наступною добою, і співробітнику покладаються добові за весь такий день.

Увага!Також не можна забувати, що на дні службової. Вони також включаються до складу відрядження, як і дні вимушеного простою, періоду непрацездатності під час поїздки.

Керівництво на підставі письмового розпорядження має право відкликати свого співробітника з відрядження. І тут обов'язково має у наказі відобразити причину цього. У відрядження включаються лише дні фактичного знаходження працівника в поїздці. Якщо йому раніше видано суми, які через відкликання він не витратив, він повинен їх повернути.

Коли адміністрація ухвалює рішення про нове відрядження, всі бланки необхідно складати заново.

Добові у 2018 році по Росії

Добові при відрядженнях у 2018 році продовжуватимуть діяти, незважаючи на неодноразові спроби виключити цю статтю із сум витрат при оподаткуванні прибутку. Здебільшого це пов'язано зі спробою збільшити надходження податків до бюджету.

Нагадаємо, що законодавці хотіли прибрати витрати у вигляді суми добових, замінивши їх суворо певним переліком витрат на відрядження, які обов'язково мали б мати документальне підтвердження. Для підприємства це загрожувало збільшенням податкового навантаження.

В даний час розмір добових визначається кожним суб'єктом господарювання самостійно. Тобто підприємствам дозволяється встановлювати розмір добових у фіксованих сумах.

При цьому не було прийнято жодних обмежень за даними нормативами і на регіональному рівні. Проекти законів розглядали і таке нововведення щодо встановлення нормативів залежно від місця призначення відрядження (регіону).

Увага!Добові при відрядженнях у 2018 році визначаються виходячи з кількості днів поїздки, що визначаються на підставі підтверджуючих документів та затверджених підприємством нормативів даних видатків на день на одного співробітника.

Добові при відрядженнях за кордон

Якщо працівник їде у закордонну поїздку, то на добові при відрядженнях у 2018 році діють відразу кілька законодавчих актів. Крім загальноприйнятої Постанови №749, для компаній бюджетної сфери необхідно ще брати до уваги Постанову №812 від 26 грудня 2005 року.

Воно встановлює максимальну суму добових у доларах США кожної іноземної країни. Незважаючи на те, що для комерційних підприємств ця постанова не є обов'язковою, відповідальні особи також можуть використовувати її.

Максимальна сума добових для поїздок за кордон законодавчо не обмежена і може бути встановлена в кожному підприємстві самостійно. Проте з метою нарахування соціальних внесків необхідно використовувати норму 2500 р. Якщо розмір виплати працівникові більший за цю норму, то суму понад необхідно буде нарахувати ПДФО та утримати його зі співробітника, а також розрахувати повний обсяг соціальних внесків.

При розрахунку добових необхідно розділити весь маршрут тимчасово перебування співробітника біля Росії, і дні за кордоном іншій державі. Вся справа в тому, що для кожного періоду розмір добових необхідно рахувати окремо, при цьому виплати за дні перебування на території країни виконуються у рублях, а за кордоном – у валюті держави, що приймає.

Увага!Для точного визначення цих днів використовуються митні штампи у закордонному паспорті. У цьому день виїзду із країни входить у термін перебування за кордоном, а день повернення - у термін перебування у Росії. Якщо при перетині кордону не проставлялися штампи (наприклад, при поїздках до країн СНД), то дати визначаються проїзними квитками.

Бухгалтеру, який займається розрахунком та видачею добових, необхідно пам'ятати про курсові різниці, оскільки Центробанк зобов'язує розраховувати рублевий еквівалент виплати в момент видачі та здачі авансового звіту - при видачі сума може бути меншою за 2500 рублів при перерахунку в національну валюту, а в момент подачі документів більше, чи навпаки.

Добові при одноденному відрядженні

Виходячи з характеру поїздки та поставлених завдань, роботодавець може ухвалити рішення про повернення співробітника назад до місця роботи того ж дня, коли він виїхав. Така поїздка називатиметься відрядження на один день. Проте згідно із законом, добові за таких одноденних виїздів працівнику не належить.

Однак Верховний арбітражний судта Міністерство Фінансів при використанні положень ТК РФ встановили, що компанія має право компенсувати працівникові його витрати, понесені в одноденних поїздках, сюди відносяться:

проїзд;
оплата обідів;
оплата телефонного іншого зв'язку;
та інші витрати, які співробітник може зазнати під час відрядження.

Однак на всі компенсовані витрати необхідно надати виправдувальні документи (чеки, квитки, накладні тощо).

Усі підтверджені та компенсовані витрати у повному обсязі без обмежень (природно, якщо вони обґрунтовані), можуть вноситись у витрати, що зменшують базу при розрахунку податку на прибуток.

Важливо!Якщо працівник не зміг надати документи, але адміністрація все ж таки прийняла рішення про їх компенсацію, то в встановлених межах (700 рублів по Росії і 2500 рублів за кордоном) оплачені витрати не вважаються доходом працівника. Якщо ж була компенсована сума більша за цю, то з перевищення необхідно буде сплатити податок ПДФО та відрахування до фондів.

Для працівників, у яких встановлено роз'їзний характер роботи, одноденна поїздка не може вважатися відрядженням.

Увага!Якщо працівник їде на один день у закордонне відрядження, то добові йому мають бути виплачені, але їхня сума обмежена 50% від звичайного розміру.

Документи на підтвердження добових

2015 року законом було дозволено не оформляти для відрядження службове завдання. Тоді для того, щоб підтвердити загальну тривалість відрядження, необхідно використовувати проїзні квитки, документи про заселення в готель та інші бланки.

Усі вони, разом із , після повернення повинні передаватися до бухгалтерії. Якщо таких документів немає, то в компанії, що приймає, можна запросити копію наказу або службову записку з позначками відповідальних осіб та відбитком друку.

З 2016 року набуло чинності положення про використання відрядженою особою свого особистого транспорту з метою прибуття на місце відрядження та вибуття з нього. Як підтвердження в цьому випадку використовується службова записка від нього з прикладеним до неї дорожнім листом та чеками по ПММ.

А ось надавати документи, що підтверджують цілі витрачання, та й взагалі факт витрачання отриманих добових працівник не зобов'язаний. Роботодавець зобов'язаний їх виплатити в установленому розмірі згідно із законом, а ось як і на що працівник їх витратить – його особиста справа.

Що таке витрати на відрядження

Відрядження - це виїзд співробітника для виконання службового завдання далеко від регулярного робочого місця. При цьому якщо робочі обов'язки в принципі пов'язані з роз'їздами, такі поїздки відрядженням не будуть. Для відправлення у відрядження працівник має отримати розпорядження керівництва, у якому визначено загальний термін робочого виїзду.

Витрати на відрядження, що відшкодовуються співробітнику, включають оплату:

проїзду;
оренда житла;
інших витрат, обумовлених перебуванням далеко від місця фактичного проживання (добових);
інших витрат, здійснюваних співробітником зі схвалення керівництва.

Скільки складає сума (норма) виплат на 1 день поїздки на відрядження

Як було зазначено, норми добових при відрядженнях у 2019-2020 роках для федеральних держслужбовців закріплені лише на рівні Уряди РФ і становлять:

оплата за житло - не більше 550 руб. на добу за наявності підтверджуючих документів (якщо документів про найм немає, то компенсація за житло складе 12 руб. на добу);
добові - 100 руб. за відрядження;
оплата проїзду туди й назад, враховуючи вартість оформлення документів та постільної білизни, — у розмірі реально понесених витрат, підтверджених документально, але не більше за вказані ціни на дорогу.

Витрати на проїзд не повинні перевищувати вартості:

Чи не знаєте свої права?

поїздок у купе швидкого фірмового поїзда;
у каюті 5-ї групи морських суден, 2-ї категорії річкового транспорту та 1-ї категорії поромів;
у громадському транспорті, крім таксі;
польоту в економ-класі

Для муніципальних службовців нормативи компенсацій відрядження встановлені регіональним законодавством.

Щодо співробітників інших організацій, то норми добових у відрядженні (2019-2020) та їхні межі визначаються для них внутрішніми документами конкретного підприємства чи колективними договорами.

На рівні законодавства про такі межі говорить лише НК РФ, визначаючи оподатковуваний дохід трудящого. ПДФО не обкладаються добові у відрядженні (2019-2020) по Росії в межах не більше 700 руб. за день відрядження (ст. 217 НК РФ). Норми добових при закордонних відрядженнях (у 2019-2020 роках), які не підлягають оподаткуванню, дорівнюють 2500 руб. за кожну добу. Плюс до перерахованих нормативів додаються реальні видатки проїзд з урахуванням зборів, оплати візи тощо.

Розрахунок добових при відрядженнях, одноденних та закордонних відрядженнях у 2019-2020 роках

Щоб дізнатися розмір добових при відрядженнях у 2019-2020 роках, необхідно визначити тривалість поїздки на відрядження. Датою від'їзду вважається день виїзду з місця перебування регулярної роботи, а датою повернення - день прибуття до місцевості постійної роботи. При цьому враховується час, потрібний для проїзду до вокзалу, аеропорту, якщо вони розташовані на відстані від населеного пункту. Дійсна тривалість поїздки на відрядження розраховується за проїзними документами, представленими співробітником. А якщо їх немає — за документами про оренду житла.

Крім добових у витратах на відрядження враховується вартість транспортних послуг, найму житла та інші узгоджені з роботодавцем витрати. У разі закордонних поїздок до цих сум додаються витрати на візи, легалізацію документів, збори аеропортів та ін.

Якщо співробітник відряджається до такого населеного пункту, з якого є можливість щовечора повертатися назад, а також за одноденного відрядження добові у 2019-2020 роках не виплачуються.

Як здійснюється оплата відрядження

При відрядження по Росії аванс видається в рублях. У разі робочого виїзду за кордон аванс відрядження виплачується в іноземній валюті з урахуванням положень законодавства про валютне регулювання. При організації поїздки для виконання службових обов'язків в іншій місцевості співробітнику видається аванс, що включає приблизні витрати на дорогу, проживання і добові.

Після повернення з поїздки на відрядження співробітник повинен не пізніше 3 днів пред'явити роботодавцю авансовий звіт з додатком документації, що підтверджує здійснені витрати. Виходячи з фактичної суми понесених витрат на відрядження, працівник і роботодавець проводять остаточний розрахунок.

У 2017 році досить серйозний момент трудового життя росіян, який вимагає ретельного вивчення. Сьогодні у відрядження їздить величезна кількість людей, адже ритм життя сучасної людинине дозволяє людина довго перебувати на одному місці, отже без відряджень, на які виділяються відповідні матеріальні витрати, обійтися сьогодні точно не вийде. Розмір відряджальних виплат визначається Трудовим кодексом РФ, і треба сказати, що їх оклад буде трохи вищим, ніж у «стаціонарних» співробітників, адже людина відмовляється від звичного проведення часу, відривається від своєї сім'ї та друзів, а також багато переїжджає, тому немає нічого дивного в тому, що вони заробляють трохи більше.

Влада прийняла рішення про те, що у 2017 році, навіть незважаючи на зростаючий рівень інфляції та фінансова криза, Залишиться незмінною. Відверто кажучи, добові оклади працівників у відрядженнях кожен керівник встановлює індивідуально, тому керівний склад підприємства може їх змінювати відповідно до матеріального добробуту організації. Суми відповідних виплат мають бути обов'язково зафіксовані у наказі організації, але там зазвичай прописується їх мінімальний та гранично допустимий розмір, точні виплати розраховуються керівником самостійно.

Сьогодні сума добових витрат на відрядження в 2017 році може розраховуватися за допомогою диференційованого підходу, а враховуватися вони повинні обов'язково у витратах організації.Керівництва організації мають право вимагати від співробітника звіту про те, куди саме він витрачає кошти, що виділяються на відрядження, тому під рукою необхідно мати документи, які розповідають про рух грошових коштів (хоча варто сказати, що сучасний час законодавство РФ не передбачає того, що співробітник повинен обов'язково підтверджувати свої витрати відповідними документами).

Важко точно визначити розмір витрат на відрядження в 2017 році, добові розраховуються на підставі деяких відомих критеріїв, до найважливіших з яких можна віднести:

кількість днів, які співробітник не був на роботі (початком відрядження можна вважати день відправлення транспорту на місце тимчасово роботи, а кінцем – день виходу співробітника на роботу);
додаткові витрати на пересування до місця відправлення транспорту (керівництво організації відшкодовує збитки на підставі платіжних чеків);
кількість святкових або вихідних днів, що випадають на час поїздки (такі дні оплачуються у подвійному розмірі, відповідно, вартість поїздки суттєво збільшиться);
розмір заробітної платиспівробітника (сума відрядження розраховуватимуть на підставі середнього доходу, кількості днів, які співробітник був відсутній на місці роботи, та вартості проживання в новому місті).

Список необхідних документів

Звичайно, існують певні правилафіксування витрат на відрядження в бухгалтерському балансі, тому всі суми, витрачені в поїздках. Повинні бути документально підтверджені, адже саме на підставі подібних документів проводитиметься їхнє відшкодування.